Uma estratégia de compras eficaz é vital para qualquer empresa que pretenda otimizar as suas operações e maximizar os lucros. Neste artigo, vamos explicar-te os passos necessários para criar essa estratégia e ver como a integração de um grupo de compras pode acrescentar valor ao processo.

Análise das necessidades da empresa

É crucial determinar exatamente quais os produtos ou serviços de que a tua empresa necessita, em que quantidades e com que frequência. É também essencial avaliar as restrições orçamentais e os prazos em que os produtos ou serviços são necessários. Esta fase pode incluir uma análise das compras anteriores, uma avaliação das previsões de vendas e a consulta de vários departamentos da tua empresa.

Avaliação dos fornecedores

Identificar os potenciais fornecedores e avaliá-los é uma etapa crucial. Não se trata apenas de procurar o melhor preço, mas também de considerar a qualidade dos produtos ou serviços, a fiabilidade do fornecedor, a sua capacidade de satisfazer as suas necessidades e as suas condições de pagamento. Esta avaliação pode envolver uma pesquisa aprofundada, pedidos de cotação e até visitas ao local para os principais fornecedores.

Negociação de contratos

A negociação dos contratos com os fornecedores escolhidos é outra fase importante. Esta fase deve abranger não só os preços, mas também outros elementos como os prazos de entrega, as garantias, as condições de pagamento e as cláusulas em caso de incumprimento ou atraso. Uma boa negociação requer uma preparação cuidadosa, uma boa compreensão das necessidades e limitações de cada parte e a capacidade de encontrar soluções vantajosas para todos.

Acompanhamento e avaliação do desempenho

Uma vez celebrados os contratos, é essencial monitorizar regularmente o desempenho dos teus fornecedores. Este pode incluir indicadores como a pontualidade das entregas, a conformidade dos produtos ou serviços com as especificações e a capacidade de resposta do serviço ao cliente. Esta avaliação regular permitir-lhe-á detetar atempadamente quaisquer problemas e tomar medidas corretivas, podendo também fornecer-lhe informações valiosas para futuras negociações contratuais.

O papel do grupo de compras

Ao reunir as necessidades de compra de várias empresas, uma central de compras pode negociar condições de compra muito vantajosas. Pode também simplificar o processo de compra através da centralização das encomendas, o que poupa tempo e reduz os erros. Além disso, pode dar acesso a um maior número de fornecedores e oferecer-te maior flexibilidade nas tuas escolhas. Além disso, uma associação de compras pode prestar uma ajuda preciosa nas outras fases da sua estratégia de compras, como a avaliação dos fornecedores ou a negociação dos contratos.